Configurer les envois de courriels à partir de maestro*
Objectif
Différentes fonctionnalités de maestro* permettent ou impliquent l’envoi de courriels. Or, certaines configurations sont nécessaires au préalable. Celles-ci dépendront du compte de courriel utilisé par l’utilisateur.
Ce Comment faire présente les étapes nécessaires à la configuration des envois courriels dans maestro* ainsi que les caractéristiques propres à chacune des possibilités.
Prérequis
- Avoir un compte courriel
- Avoir un compte de niveau administrateur dans maestro*
Sommaire
Étapes
Déterminer le mode d’envoi de courriels utilisé
Le mode d’envoi de courriels utilisé peut être classifié, dans maestro*, dans l’une des quatre catégories suivantes :
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Description |
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La catégorie Autre est associée à l’utilisation de tout logiciel de courriels autre qu’Outlook, installé et configuré sur le poste de travail (par exemple, l'application de courriel Thunderbird). Dans cette situation, le logiciel utilise le compte « MAIL » configuré dans Windows (en utilisant la « dll MAPI »). Une fois l’option Autre sélectionnée dans les Configurations générales de maestro* (voir l’étape consistant à Sélectionner le logiciel de courriel utilisé par défaut), aucune autre configuration ne doit être effectuée dans maestro*. Maestro* peut ainsi envoyer des courriels, bien que certaines fonctionnalités, telle la synchronisation des contacts, ne puissent être utilisées. |
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Outlook |
Le service de messagerie Outlook de la suite bureautique Microsoft Office est utilisé par une majorité de clients. Il s’agit d’ailleurs de l’option sélectionnée par défaut dans maestro*. Une fois Outlook installé et configuré sur le poste de travail de l’utilisateur et l’option sélectionnée dans les Configurations générales de maestro* (voir l’étape consistant à Sélectionner le logiciel de courriel utilisé par défaut), le tour est joué. Aucune autre configuration spécifique ne doit être effectuée. Maestro* utilise le compte de courriel configuré dans la messagerie Outlook de l’utilisateur Windows courant. |
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Lotus Notes |
Bien que peu utilisé de nos jours, la catégorie Lotus Notes est toujours présente dans maestro*. Comme son nom l’indique, elle permet l’utilisation de ce service de messagerie. |
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SMTP |
La catégorie SMTP (signifiant « protocole simple de transfert de courrier ») présente l’avantage de ne pas nécessiter l’installation et la configuration d’un logiciel de courriel (tel qu’Outlook) sur les postes de travail des utilisateurs. SMTP peut être utile dans les environnements « terminal serveur» ou dits TS. C'est aussi le mode d'envoi obligatoire de maestro*CLOUD. La majorité des fournisseurs de service de messagerie (Hotmail, Gmail, Office 365, etc.) possèdent une configuration SMTP. Cette dernière peut d’ailleurs être trouvée sur le Web. |
Sélectionner le logiciel de courriel utilisé par défaut
Quelque soit le mode d’envoi de courriels utilisé, il importe d’abord d’identifier celui qui sera utilisé par défaut.
- À partir du menu principal de maestro*, cliquer sur l’icône Configuration, affiché sur la barre de tâches.
- Sélectionner l’option Configurations générales.
- Dans la partie droite de la fenêtre, soit dans la partie intitulée Généralités, sélectionner le Logiciel de courriel à partir du menu déroulant. Les options possibles sont les suivantes : Autre, Outlook, Lotus Notes, SMTP.
- Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
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Si le Logiciel de courriel sélectionné est Autre, Outlook ou Lotus Notes, aucune autre configuration n’est nécessaire dans maestro*. |
Effectuer des configurations spécifiques au protocole de communication SMTP
Une fois l’option SMTP sélectionnée dans le champ Logiciel de courriel des Configurations générales, effectuer les configurations supplémentaires suivantes :
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maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configurations générales |
- Une fois dans la fenêtre Configurations générales, ouvrir l’arborescence de l’option Configurations générales (partie gauche de la fenêtre) puis cliquer sur Divers.
- Dans la portion droite de la fenêtre, compléter les informations génériques dans la section intitulée Configuration du compte de courriel SMTP.
- Noter le nom du serveur dans le champ du même nom.
- Inscrire le numéro de port dans le champ Port.
- Cocher la case Utiliser l’encodage SSL.
- Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Comme les adresses courriels différeront d’un utilisateur à l’autre, il faut configurer l’adresse courriel de chacun d’eux.
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maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Gestion de la sécurité |
- Dans la fenêtre Gestion de la sécurité, identifier l’utilisateur en complétant le champ Numéro ou Nom de la section Identification.
- Cliquer sur l’onglet Description.
- Compléter la section Configuration de courriel spécifique à cet usager et cocher la case précédant le nom de la section.
- Inscrire le nom d’usager.
- Inscrire son adresse courriel dans le champ Adresse « de ».
- Vérifier que les informations inscrites dans les Configurations générales telles le numéro de port et le numéro du serveur ont bien été reportées.
- Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
- Répéter les étapes 5 à 8 pour tous les utilisateurs de maestro* ayant leur propre adresse courriel.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
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Saisie du mot de passe par l'utilisateur
- À partir du menu principal de maestro*, cliquer sur l’icône Configuration, affiché sur la barre de tâches.
- Sélectionner l’option Préférences.
- Dans la fenêtre Préférences, cliquer sur l’onglet Courriel.
- Compléter la section Gestion de mon compte, au bas de la fenêtre, en inscrivant un mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe puis en le répétant dans le champ Confirmation.
- Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
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Les utilisateurs ne doivent en aucun cas partager leur mot de passe. |
Effectuer des configurations spécifiques à l’utilisation de maestro*CLOUD
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maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configurations générales |
Saisie du mot de passe par l'utilisateur
- À partir du menu principal de maestro*, cliquer sur l’icône Configuration, affiché sur la barre de tâches.
- Sélectionner l’option Préférences.
- Dans la fenêtre Préférences, cliquer sur l’onglet Courriel.
- Compléter la section Gestion de mon compte, au bas de la fenêtre, en inscrivant un mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe puis en le répétant dans le champ Confirmation.
- Cliquer sur l’icône Sauvegarder.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
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Prendre note que le mot de passe inscrit dans les Préférences, pour les courriels, est indépendant du mot de passe associé à l’adresse courriel de l’utilisateur, pour se connecter à maestro*. Les utilisateurs ne doivent en aucun cas partager leur mot de passe. |
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Effectuer des configurations spécifiques à l’utilisation simultanée de deux modes d’envoi de courriels (bi-mode)
Différents contextes de travail font en sorte que certains des utilisateurs doivent utiliser une adresse courriel générique ou une adresse courriel issue d’un autre compte de messagerie. C’est le cas, par exemple, des entreprises qui se dotent d’une boîte courriel distincte pour la comptabilité, la coordination, etc.
Ainsi, il est possible d’attribuer un logiciel de courriel par défaut, pour l’ensemble des utilisateurs de maestro* (par exemple sélectionner Outlook dans les Généralités des Configurations générales) puis, dans la Gestion de la sécurité, de configurer les envois courriels avec SMTP pour certains employés. De ce fait, les Configurations de courriel spécifiques à un usager, si configurées, auront préséance sur celles identifiées par défaut dans les Configurations générales.
Voir aussi